چطور سيستم حسابداري خوب تهيه كنيم؟
تا به حال برايتان پيش آمده كه قبل از خريد يك محصول، با جستجو در منابع مختلف و كسب اطلاعات درمورد آن به تصميمگيري بپردازيد؟ در واقع همه به دنبال آن هستيم كه در هنگام خريد يك محصول، بهترين گزينه را انتخاب كنيم و براي آن هم به هر منبع معتبري سر ميزنيم؛ پس چرا براي موضوع مهمي مثل خريد سيستم حسابداري خوب هم همين رفتار را انجام ندهيم؟
مثلا تصور كنيد قصد خريد يك گوشي موبايل داريد، اگر به روشهاي مدرن امروزي عادت كرده باشيد احتمالا اولين كاري كه ميكنيد اين است كه سايتها و فروشگاههاي آنلاين را جستجو ميكنيد و در مورد قيمت و امكانات آن بررسيها لازم را انجام ميدهيد.
واقعيت اين است كه اگر نگاهي به روش زندگي امروزي خودمان بياندازيم، بهسادگي متوجه ميشويم كه تمامي كارهاي پيچيده و حساب كتابها را به ابزارها سپردهايم و كمتر ذهن خودمان را درگير محاسبات اعداد و ارقام ميكنيم.
اين موضوع درمورد تمام كسبوكارها هم صدق ميكند؛ ديگر كمتر كسبوكاري هست كه هنوز هم از روشهاي سنتي حسابداري استفاده كند و خواه ناخواه همگي بهسمت استفاده از سيستمهاي حسابداري رفتهاند. براي اينكه بتوانيد يك سيستم حسابداري خوب تهيه كنيد، بايد به مانند تمامي خريدهاي مهم ديگرتان، چند فاكتور مهم برايش در نظر بگيريد و قدم به قدم كنار اين فاكتورها تيك بزنيد.
قبل از اينكه اين فاكتورها را براي شما معرفي كنيم، تعريفي از اينكه اصلا سيستم حسابداري خوب چيست داشته باشيم؛
اصلا سيستم حسابداري خوب چيست؟
سيستم حسابداري مجموعهاي از برنامههاي بههم پيوسته است كه با استفاده از مفاهيم حسابداري، توسط متخصصان حوزه حسابداري و برنامه نويسي ساخته شده تا كاربران بتوانند در كمترين زمان ممكن و با بيشترين دقت، جمع آوري، ذخيره، پردازش و بهطوركلي مديريت امور مالي خود را انجام دهند. البته سيستم حسابداري براي هر كسب و كاري ميتواند داراي دسته بنديهاي گوناگون باشد. مثلا يك سيستم حسابداري خوب براي صنعت پيمانكاري تفاوتهاي مهمي با سيستم حسابداري مناسب براي صنعت كاشي و سراميك خواهد بود
روش كار سيستم حسابداري
سيستم حسابداري نيز مانند تمامي سيستمهاي ديگر سه مرحله اساسي دارد و با استفاده از ورود دادههاي مالي، پردازش اين دادهها و در نهايت ارسال خروجي كار ميكند.
- ورودي داده
رويدادها و دادههاي مالي مانند صورتحساب خريد و فروش، دريافت و پرداختها و... به عنوان خوراك سيستم توسط كاربر در سيستم حسابداري وارد ميشوند تا مرحله پردازش شروع شود. - پردازش داده
پس از ورود دادهها كه همان اسناد و مدارك مالي و حسابداري هستند، سيستم حسابداري اين دادهها را به ترتيب پردازش ميكند؛ اسناد و مدارك اوليه پس از تجزيه و تحليل تاثيري كه بر داراييها، بدهيها، هزينهها و درآمدها و... دارند به صورت بدهكار و بستانكار در دفتر روزنامه عمومي ثبت ميشوند.ثبتهاي انجام شده در دفاتر روزنامه عمومي و اختصاصي به حسابهاي مربوطه در دفتركل منتقل ميشوند. زماني كه حجم رويدادهاي مالي مربوط به يك يا چند حساب دفتركل زياد باشد، براي داشتن اطلاعات جزئيتر و تفضيلي از حسابهاي دفتر كل، از دفاتر معين استفاده ميشود.البته همانطور كه گفتيم اين فرآيند در مورد صنايع مختلف ميتواند داراي تفاوتهايي باشد كه نيازهاي آن صنعت خاص را برطرف كند. - خروجي داده
حاصل اين پردازشها در سيستم حسابداري، صورتها و گزارشهاي مالي است كه در پايان هرماه، با تهيه تراز آزمايشي صحتسنجي ميشود. گزارشاتي كه بعد از پردازش داده استخراج ميشوند اهميت فر اواني در تصميمگيريهاي مديريتي و افق پيش روي شركت يا سازمان ميگذارد، اهميت پردازش دادهها در صنايع مختلف در اين مرحله به وضوح قابل لمس خواهد بود.
سيستم حسابداري خوب چه مزايايي دارد؟
افزايش سرعت
همانطور كه ميدانيد، شرايط اقتصادي به سمتي ميرود كه سرعت و چابكي، موضوعي مهم در موفقيت هر كسب و كار محسوب اگر ميخواهيد خيلي زود از دور رقابت بيرون نرويد، بايد بتوانيد به سرعت و با چابكي به تغيير شرايط واكنش نشان دهيد. با استفاده از سيستم حسابداري خوب به راحتي ميتوانيد سرعت واكنشتان نسبت به شرايط اقتصادي را بالا ببريد.
افزايش دقت
اگر كاري بهسرعت انجام شود اما دقت در آن رعايت نشود، هيچ ارزشي نخواهد داشت. انسانها هم ميتوانند به خوبي محاسبات اعداد و ارقام در حسابداري را انجام دهند اما ممكن است دقت كافي در حساب و كتاب را از دست بدهند، پس در مقابل اطلاعاتي كه ميتواند در سرنوشت يه كسب و كار يا سازمان تاثيرگذار باشد، اصلا نبايد ريسك كرد.
ارائه انواع گزارش
يك سيستم حسابداري خوب ميتواند گزارشهاي جامع و كاملي ارائه دهد تا صاحبان كسبوكار بتوانند تصميم مناسب اتخاذ كنند. هرچه اين گزارشات كاملتر و دقيقتر باشند، افق ديد بهتري به مديران خواهند داد كه نتايج بهتري با تصميمات خود كسب كنند.
كاهش هزينهها
تركيب سرعت، دقت و گزارش جامع در كنار هم يك فرمول طلايي ميسازد كه در كاهش هزينههاي مازاد و سربار سازمان يا كسب و كارتان اثر فوقالعاده زيادي ميگذارد.
هدف اجراي سيستم حسابداري در كسب و كار چيست؟
سيستم حسابداري باهدف افزايش دقت و سرعت حساب و كتاب كسب و كارها توليد شده است كه البته ويژگيهاي مهم ديگري هم دارد؛ سيستم حسابداري، بهعنوان بخشي از سيستم ماليو اداري، همواره بيشترين بار اطلاعاتي براي تجزيهوتحليل را بهدوش ميكشدو اطلاعات مهمي را بعد از سنجش و پردازش به تصميمگيرندگان سازمان يا كسبوكار انتقال ميدهد. بنابراين اگر يك سيستم حسابداري بهخوبي طراحي شده باشد ميتواند اطلاعات مفيدي براي «عمليات و نيازهاي قانوني» و «تصميمگيري» ارائه دهد.
حالا بريم سراغ اينكه چطور سيستم حسابداري خوب تهيه كنيم؟
خريد يك سيستم حسابداري خوب، تصميمي مهم و چالش برانگيز است كه نياز دارد تمام جوانب و زواياي آن بررسي شود تا جلوي ضرر وزيان احتمالي در فرآيندهاي كاري را بگيرد. براي اينكه يك سيستم حسابداري خوب انتخاب كنيد بايد بررسي كنيد كه آيا يك سري ويژگي مهم را دارد يا خير كه به نظر موضوعي سخت ميرسد اما اين بررسي ارزشش را دارد تا خيالتان راحت باشد.
به تازگي شركتهاي زيادي به وجود آمدند كه در زمينه نرم افزارهاي مالي و اداري و سيستم حسابداري كار ميكنند اما يك سيستم حسابداري خوب علاوه بر پارامترهاي فني، بايد ازشركتي معتبر كه سابقه طولاني در زمينه نرم افزارهاي ماليواداري داشته باشد تهيه شود چون اين شركتها باتوجه به تجربهاي كه طي سالهاي طولاني در حوزههاي مختلف صنعتي پيدا كردهاند، زير و بم هر كسب و كار را ميشناسند و علاوه بر اين از لحاظ پشتيباني نيز براي رضايت مشتريان تمام تلاش خود را ميكنند.
براي اينكه بتوانيد تشخيص دهيد كه كدام شركت ميتواند سيستم حسابداري مناسب شما را ارائه دهد بايد چند موضوع را درنظر بگيريد:
سابقه فعاليت
همانطور كه گفتيم سابقه در هر كاري بسيار مهم است و اين موضوع درمورد شركتهاي توليدكننده نرمافزار هم صدق ميكند. يكي از راههاي تشخيص سابقه فعاليت، وبسايت آن شركت است. مسلما شركت توليدكننده نرم افزار مالي و اداري كه سابقه فعاليت طولاني داشته باشد، تجربيات گرانبهايي از پروژهها و محصولات قبلي خود به دست آورده كه در محصولات جديد اعمال ميكند و نتيجه آن نرم افزار مالي جامعتر و كاراتر خواهد بود.
خدمات پشتيباني
پشتيباني نرم افزار حسابداري يكي از مهمترين موضوعات بعد از خريد سيستم حسابداري است، زيرا اگر دچار مشكل در هنگام كار با سيستم حسابداري شويد و كسي براي رفع مشكل شما وجود نداشته باشد در فرآيند كسبوكار اختلال وارد ميشود.
جامعيت
يك سيستم حسابداري مناسب بايد بتواند تمامي صنايع و حوزههاي كسبوكاري را پوشش دهد و براي هر كدام راهكار متناسب ارائه دهد. همانطور كه پيشتر گفتيم مزيت يك سيستم حسابداري خوب اين است كه بتواند براي كسب و كارها، صنايع و سازمانهاي متفاوت، اطلاعات را به خوبي و دقت تمام پردازش كند و گزارشات مورد نياز آنها را ارائه دهد.
سخن آخر
همانطور كه گفتيم احتمالا در نگاه اول، انتخاب سيستم حسابداري خوب سخت بهنظر برسد؛ اما اگر خوب توجه كنيد ميبينيد كه شركتهاي معتبر و با سابقهاي مثل شركت حساب رايان پارس وجود دارند كه از هر لحاظ بتوانند نياز شما را برطرف سازند.
براي اطمينان بيشتر ميتوانيد درخواست دمو يا مشاوره خودتان را ثبت كنيد تا مشاوران ما در اولين فرصت براي شما نيازسنجي كنند و اطلاعات تكميل در اختيار شما قرار دهند.
حتي اگر خودتان نتوانستيد به اطمينان كامل دست يابيد، ميتوانيد با پرسوجو از افرادي كه در زمينه نرمافزار ماليواداري سابقه فعاليت دارند به اطمينان كامل درمورد اين شركت برسيد تا چشماندازي شفاف در اين زمينه پيدا كنيد.
برچسب: سيستم حسابداري خوب، نرم افزار حسابداري خوب، سيستم حسابداري، نرم افزار حسابداري، نرم افزار حسابداري محاسبان،