حساب رايان پارس

احتمالا اگر شما هم در يك سازمان يا يك كسب و كار در حال فعاليت باشيد، عبارت «نرم افزار يكپارچه مالي» را شنيده باشيد، اما آيا تا به حال به اين فكر كرديد كه نرم افزار يكپارچه مالي چيست؟

از گذشته تا به حال يكي از بزرگ‌ترين دغدغه‌هاي كسب و كارهاي كوچك و بزرگ، تهيه بهترين نرم افزار يكپارچه مالي و اداري بوده و هست و با توجه به تغييرات سريع و گسترده تكنولوژي، به نظر مي‌رسد اين دغدغه همواره وجود خواهد داشت و حتي در آينده ابعاد گسترده‌تري پيدا خواهد كرد. بنابراين اگر شما هم اين دغدغه را داريد، توصيه مي‌كنيم مقاله «نرم افزار يكپارچه مالي و اداري، مفاهيم، ويژگي‌ها و تفاوت‌ها» را مطالعه كرده تا ديد بهتري براي درك اين مقاله پيدا كنيد.

بهترين نرم افزار، بهترين سيستم نرم افزاري، بهترين سامانه نرم افزاري و در كل هر آنچه كه با واژه بهترين خطاب شود، از چند زاويه مختلف قابل بررسي و تحليل است كه براي انتخاب مناسب و امكان اختصاص صفت «بهترين» به يك نرم افزار، بايد با همه اين زوايا آشنايي داشته باشيد و بررسي چند نرم افزار مشابه را با در نظر گرفتن پارامترهاي يكسان انجام دهيد تا بتوانيد بهترين نرم افزار يكپارچه مالي و اداري را پيدا كنيد و با اطمينان به امتيازي كه به دست آورده، وارد مراحل بعدي تهيه نرم افزار شويد.

• زوايا و پارامترهاي مهم بررسي نرم افزار:

نگاه از زاويه ديد توليدكننده نرم افزار (فني و غيرفني)

1. استفاده از تكنولوژي پرطرفدار روز دنيا و كشور
2. عملكرد مستقل و صحيح تك تك اجزا و زيرسيستم‌ها
3. تعامل با ساير نرم افزارها و زيرسيستم هاي نرم افزاري
4. امكان توسعه و ارتقا نرم افزارها و سيستم‌هاي موجود
5. امنيت اطلاعات نرم افزارها
6. امكان اصلاح و بازسازي

نگاه از زاويه ديد خريدار و استفاده كننده نرم افزار (فني و غيرفني)

1. هزينه و قيمت نرم افزار و خدمات پس از فروش
2. سابقه، عملكرد و نتايج استفاده از نرم افزار
3. سابقه و ويژگي‌هاي شركت توليدكننده نرم افزار
4. امكان گسترش و توسعه نرم افزار
5. امنيت اطلاعات

ما قصد داريم در اين مقاله ابتدا از نگاه توليدكننده صحبت كنيم و در مقاله بعدي هم از ديدگاه مشتري به بررسي اينكه بهترين نرم افزار يكپارچه مالي چيست مي‌پردازيم.

بررسي بهترين نرم افزار يكپارچه مالي و اداري از نگاه توليد كننده نرم افزار

نگاه به يك موضوع از زواياي متعدد به شما كمك مي‌كند علاوه بر انتخاب بهتر، تصميم‌گيري صحيح و مطمئن‌تري داشته باشيد و پس از انتخاب دچار شك و ترديد نشويد كه اين اصل نه تنها در انتخاب بهترين نرم افزار، بلكه در انتخاب هر چيز ديگري صادق است و تاثير مستقيم در روند توسعه و بهبود كسب و كار و زندگي شما دارد.

بنابراين لازم است كه شما به عنوان خريدار و مصرف كننده نرم افزار، از نوع نگاه توليدكننده و پارامترهاي مهم مد نظر او هم اطلاع داشته باشيد تا علاوه بر افزايش آگاهي، ديد بهتري در بررسي و تحليل نرم افزار پيدا كنيد. اين آگاهي حتي ممكن است با توجه به وجود روش‌هاي مختلف در تهيه و توليد نرم افزار و برخي فرآيندهاي موجود در سيستم‌ها، به شما كمك كند تا نوع تصميم‌گيري و پارامترهاي مهم خود را به‌كلي تغيير دهيد و با نگاه تازه‌اي وارد فرآيند تحليل و بررسي و انتخاب بهترين نرم افزار مالي و اداري شويد.

1. استفاده از تكنولوژي پر طرفدار روز دنيا و كشور
   استفاده از تكنولوژي پرطرفدار روز دنيا و كشور جهت توليد نرم افزار، به شركت توليدكننده نرم افزار اين امكان را مي دهد تا ضمن دسترسي به نيروي كار فراوان و در دسترس فعال بازار كار، از افراد باتجربه و خبره اين حوزه استفاده كند و در شرايط مختلف جامعه نظير شرايط سخت اقتصادي، سياسي و اجتماعي، امكان كوچك‌سازي يا توسعه شركت را به‌سرعت داشته باشد. همچنين وجود نيروي تخصصي فراوان و در دسترسي به شركت كمك مي‌كند تا در مجموع بهاي تمام شده توليد محصول منطقي شود و نتيجه مستقيم آن براي بهره بردار (همان مشتري) نيز ملموس مي شود.بسياري از شركت‌ها به دليل استفاده از تكنولوژي‌هاي خاص و نوين، در مواقع حساس مورد نياز امكان تامين نيروي متخصص را نداشته و يا با مهاجرت نيروهاي متخصص موجود روبرو مي‌شوند و بديهي است كه براي تكنولوژي‌هاي خاص و جديد، نيروي كار باتجربه و ماهر اندك است و علي‌رغم همه برتري‌هاي فني آن نرم افزار و محصول، در شرايط خاص كسب و كاري كه تكنولوژي خاص را انتخاب كرده با مشكل مواجه شده و علاوه بر خود شركت و كسب و كار آن، روي مشتري نيز تاثير مستقيم مي‌‎گذارد و به هر دو طرف آسيب وارد مي‌‎كند.
2. عملكرد مستقل و صحيح تك تك اجزا و زيرسيستم‌ها
   نرم افزارهاي يكپارچه و به‌خصوص سيستم‌هاي يكپارچه جامع مالي و اداري از اجزا و نرم افزارهاي متعددي تشكيل شده‌اند كه بسياري از اين زيرسيستم‌ها نظير حسابداري، انبارداري، حقوق و دستمزد، بودجه و اعتبارات، تداركات و... به‌صورت تكي و مستقل مورد نياز برخي كسب و كارهاست.بنابراين شركت‌هايي كه محصولات نرم افزاري يكپارچه (ERP) ارائه مي‌كنند و مبناي توليد محصولات خود را عملكرد صحيح و مستقل هر زيرسيستم قرار مي‌دهند، علاوه بر امكان ارائه و فروش محصول يكپارچه و جامع، امكان فروش تك محصول يا تركيب خاص مورد نظر مشتري را دارند و اين نكته براي مصرف كننده نهايي محصول اين معني را مي‌دهد كه ضمن تامين نياز خود، امكان مديريت هزينه بر اساس نياز را دارد.اين نوع نگاه به توليد و ارائه محصول ضمن تامين نياز اوليه مشتري، در آينده براي شركت نيز سودمند است و مشتري پس از توسعه كسب و كار خود، در صورت رضايتمندي از عملكرد قبلي شركت، ساير زيرسيستم‌هاي مورد نياز خود را از همان شركت تامين مي‌كند و نتيجه اين تعامل براي دو طرف سودده است و موجب رشد و توسعه هر دو كسب و كار مي‌شود.
3. تعامل با ساير نرم افزارها و زيرسيستم‌هاي نرم افزاري
   امكان برقراري ارتباط و تبادل داده و سرويس با ساير نرم افزارها و زيرسيستم‌هاي شركت و ساير شركت‌ها نيز يكي از پارامترهاي مهم توليدكنندگان نرم افزارهاي يكپارچه مالي و اداري است.با توجه به گستردگي حوزه عملكرد محصولات نرم افزاري، شركت‌هاي توليد كننده اين نرم افزارها، معمولا همه محصولات نرم افزاري مورد نياز سازمان‌هاي بزرگ نظير شهرداري‌ها يا برخي صنايع بزرگ را ندارند. به همين دليل مشتري نرم افزارهاي مورد نياز هر حوزه را از شركت متخصص آن حوزه تهيه مي‌كند.بنابراين وجود امكاني براي ارتباط با ساير نرم افزارها به توليدكنندگان اين امكان را مي‌دهد كه بتوانند براي ورود به بازارهاي جديد، بسته جامعي متشكل از نرم افزارهاي تخصصي خود را ارائه كنند كه نتيجه آن براي شركت‌ها بسيار سودمند است و هر يك از توليدكنندگان صرفا روي حوزه تخصصي خود متمركز مي‌شوند و در آن حوزه ضريب نفوذ خود را افزايش مي‌دهند.اين موضوع براي استفاده كننده از نرم افزار هم بسيار مهم است و اگر شما يك سازمان بزرگ نظير شهرداري، بانك، وزارتخانه، صنايع مادر و ... هستيد، هنگام بررسي شركت‌هاي نرم افزاري بهتر است به اين نكته نيز توجه داشته باشيد.شركتي كه داراي همكاران متعدد در ساير حوزه‌هاست نشان از آن دارد كه در اين زمينه به‌خوبي عمل كرده و اگر امكان تامين نياز آينده شما توسط آن شركت فراهم نباشد، حداقل خيال شما از اين بابت راحت است كه سيستم موجود شما امكان برقراري ارتباط با سيستم جديد را دارد.
4. امكان توسعه و ارتقا نرم افزارها و سيستم‌هاي موجود
   استفاده از معماري مناسب در طراحي نرم افزار به گونه‌اي كه بر اساس حجم داده‌ها، تعداد تراكنش‌ها، تعداد كاربران، نوع و تعداد موضوعات، ميزان گردش حساب‌ها و صدها عامل مهم ديگر مرتبط با مسائل مالي و اداري، امكان توسعه ظرفيت‌ها و قابليت‌هاي نرم افزار فراهم باشد، ضمن جلوگيري از دوباره كاري در شركت و درگير كردن تيم توليد براي بازطراحي محصول، امكان پيش‌روي سريع‌تر و چابكي به شركت مي‌دهد و تمركز شركت روي توسعه نرم افزار و بهبود عملكرد بر اساس بازخورد مشتريان قرار مي‌گيرد.در چنين شرايطي شركت‌ها ضمن اضافه كردن محصول جديد به سبد محصولات خود، نيازهاي جديد مشتريان را به‌سرعت برآورده كرده و تبديل به ويژگي يا امكان جديد براي ساير مشتريان مشابه مي‌كنند و در نهايت هم رضايت مشتريان قبلي و هم رضايت مشتريان جديد را به‌دست مي‌آورند.از سوي ديگر اين نوع نگاه و معماري نرم افزار براي شركت و مشتري اين امكان را به ارمغان مي‌آورد كه در صورت بروز يك تغيير اساسي در يك فرآيند يا روش يا الزام به پياده‌سازي يك روش جديد از سوي قانون گذار نظير اتفاقي كه با پياده‌سازي ماليات بر ارزش افزوده يا پياده‌سازي استانداردهاي IFRS براي اولين بار در كشور رخ داد، آمادگي و چابكي لازم براي اجراي آن در بستر نرم افزاري موجود وجود دارد و نيازي نيست كه كل سيستم تغيير بنيادي داشته باشد.
5. امنيت اطلاعات نرم افزارها
   نرم افزارهاي يكپارچه مالي و اداري ذاتا شامل حساس‌ترين داده‌هاي يك سازمان هستند كه اين داده‌ها شامل اطلاعات هويتي و مالي سازمان هستند كه از درجه اهميت بسيار بالايي برخوردارند.در كنار ميزان اهميت اطلاعات، با توجه به فراگير شدن بستر اينترنت و كوچ اكثر نرم افزارها به بستر وب و سرويس دهي ابري، جلوگيري از دسترسي غيرمجاز به اطلاعات يكي از دغدغه‌هاي اصلي برنامه نويسان و توليدكنندگان نرم افزار است.اين دغدغه‌‌هاي فني در كنار تلاش براي حفظ امنيت بستر ارائه خدمات شامل سخت افزار و نرم افزار، اكثر شركت‌هاي باتجربه و سازمان يافته را به سمت داشتن واحد تخصصي شبكه و فناوري اطلاعات سوق مي‌دهد و شركت با تامين نيازهاي خود در درون سازمان، ضمن رفع بخش مهم دغدغه‌هاي خود، امكان رفع نيازهاي مشتريان خود را نيز پيدا مي‌كند.بنابراين شركت‌هايي كه داراي واحد تخصصي فناوري اطلاعات و شبكه اختصاصي هستند، امتياز ويژه‌اي نسبت به ساير شركت‌هاي مشابه فاقد اين واحد دارند.پارامتر امنيت، اولين و شاخص‌ترين نتيجه آن است كه ضمن كاهش بهاي تمام شده محصولات و خدمات براي مشتري، امتيازات منحصر به‌فرد ويژه‌اي نظير صرفه‌جويي در هزينه‌هاي وابسته و نيروي انساني مورد نياز نيز به همراه دارد.
6. اگر نرم افزار يكپارچه مالي و اداري استفاده شد امكان بررسي و اصلاح داده و ها و محاسبات را فراهم كرده باشد، حتي پس از گذشت زمان طولاني از شناسايي خطا، شركت توليد كننده نرم افزار مي تواند با ارائه يك بسته بروزرساني، به سرعت مشكل پيش آمده را برطرف كندامكان اصلاح و بازسازي
   توليد نرم افزار گرچه يك موضوع تكنولوژي محور است، اما نيروي انساني تاثير مستقيم در طراحي، معماري و پياده سازي آن دارد. بنابراين خطاي انساني در هر يك مراحل ساخت نرم افزار، مي‌تواند وجود داشته باشد و امري اجتناب ناپذير است.اين خطا اگر يك خطاي محاسباتي باشد، معمولا طي فرآيند تست و مشاهده نتايج آن قابل شناسايي و تشخيص است. اما اگر يك خطاي منطقي باشد كه نتايج آن در نهايت پس از ورود حجم زيادي اطلاعات پس از گذشت يك زمان طولاني مشخص شود كه در طي زمان آن فرآيند تكميل شده يا تغيير كند، شناسايي خطاي مذكور تا حد زيادي سخت و غيرممكن مي‌شود.در چنين شرايطي شركت‌هاي باتجربه و باسابقه، با اشراف به وجود هميشگي چنين مشكلي، ضمن تلاش براي استانداردسازي روش‌هاي توليد، در طراحي محصول شرايط و امكاناتي در نظر مي‌گيرند كه حتي پس از گذشت زمان طولاني از فعاليت نرم افزار، در صورت پيدا شدن خطاهاي محاسباتي و منطقي، امكان بازگشت به قبل و اصلاح كليه خطاها از گذشته تا به امروز مقدور باشد و بدون نياز به دوباره كاري جهت ورود اطلاعات و درگير كردن پرسنل مشتري، خطاي پيش آمده را اصلاح و كل ساختار را بازسازي كنند.اين نوع مشكلات بيشتر در شركت‌هاي توليدي و صنعتي مشاهده مي‌شود كه معمولا در طي زمان فرآيندهاي توليد محصول خود را بهبود بخشيده و بر اساس گام‌هاي بهبود فرآيند، محاسبات در نرم افزارهاي مالي و بازرگاني را تغيير داده و بروزرساني مي كنند.در طي بروزرساني اين گام ها، بعضي مواقع تبديل واحدها يا استانداردهاي محاسباتي نظير دما و وزن از نگاه كاربر نرم افزار پنهان مي ماند و پس از آن فرايند محاسبات بر اساس داده هاي جديد مطابق با استانداردهاي قبلي انجام مي گيرد.

همانطور كه در ابتداي مقاله گفتيم، در مقاله بعدي به بررسي همين نكات از نظر مشتري (خريدار) مي‌پردازيم تا ببينيم مشتريان در مورد بهترين نرم افزار يكپارچه مالي چه ديدگاهي دارند...